在“保护音像表演外交会议”一号会议室旁，有一个看上去有点像传达室分信箱似的文件柜。中青旅综合服务组的陈妍向记者介绍说，这个文件柜是“世界知识产权组织”（WIPO）要求中方按照联合国文件柜的制式特意打造的。
由于不同国家、不同地区的现状、利益、需求都不相同。这个国家集团关心的条款也许是另一个国家集团认为已不需修改的，而有一个国家或一个地区集团出现争议，会议就得等争议国家或地区集团内部讨论达成一致后才能形成新文本，所以会有很多临时性文件需要马上印出并准备给那些需要的国家代表。
“你别看就是一个文件柜，但从开始接任务到最终完成却花了三个多月的时间。WIPO对细节的要求很严格。文件柜每个格子都要能放下几百张A4纸的文件，而且格子要足够多，以供WIPO分配文件编码。比如说从A到Z。联合国会议的一个特点是，与会代表所需要的文件很多时候是不同的。这个代表可能要A、W文件，另一个可能要D、L、S文件。我们最先按照WIPO给的照片做了一个文件柜，但完工后发现它太沉了，六七个小伙子都抬不动。于是我们就把它分为两半，并加宽了下半部以求稳固。这个因地制宜的修改也得到了WIPO的认可”，陈妍告诉记者。
最开始，中青旅为文件服务台配备了四名工作人员。结果在会议第一天就出现了“状况”：“在会议茶歇的时候，很多代表都到文件台取要文件，出现了排队的现象。工作人员打电话紧急汇报情况，我们马上增派了一倍的人手过去。经历这次我们就知道了，原来联合国会议的代表习惯在茶歇的时候取文件，而不是像大多数会议那样在会前或会后。”
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